Vous devez réunir plusieurs participants pour une réunion, mais la distance ou le délai ne vous permettent pas d’organiser une réunion en présentiel. Dans ce cas, optez pour l’organisation d’une conf call !

ASSISTANTe NEWS vous explique comment procéder en quelques points.

Définir la date et l’heure du rendez-vous

Cette première étape est primordiale et peut pourtant s’avérer fastidieuse quand les participants sont répartis sur plusieurs sites… Exit les emails avec tout le monde en copie, chacun faisant « répondre à tous » et polluant les boites emails de tous…

Préférez la création d’un sondage dans Doodle, en proposant plusieurs créneaux horaires. Chacun sélectionnant les créneaux sur lesquels il/elle est disponible pour la conf call. Il sera ensuite plus facile pour vous de visualiser quel créneau convient le mieux à l’ensemble des participants.

Inscrire le rendez-vous au planning

Dès que vous avez défini la date et l’heure du rendez-vous, il est important de bloquer le créneau de la conf call dans l’agenda des participants. Pour ce faire, optez pour une invitation Outlook (ou autre logiciel de messagerie utilisée dans votre entreprise), reprenant les informations suivantes :

• date & heure de la conf call
• objet et agenda horodaté
• participants (dissocier en « A » les personnes devant assister obligatoirement à cette réunion, et en « CC » les personnes optionnelles sur ce rendez-vous)
• information de connexion à la conf call (numéro de téléphone, numéro de salle, tarifs d’appel…)

Créer un numéro de conf call

Sur internet, vous pouvez trouver de nombreux services proposant l’organisation de conf call. Néanmoins, la plupart d’entre eux sont des services payants. La rédac’ vous conseille d’opter plutôt pour la solution « conférence téléphonique » proposée par OVH. Gratuite, cette solution permet d’inviter jusqu’à 50 personnes. Vous recevez par email les informations de connexion (numéro d’appel, numéro de la salle de réunion). A notez : vous recevez des numéros géographiques pour éviter les surcoûts d’appel de vos correspondants en Europe (France, Allemagne, Royaume-Uni, Espagne, Belgique, Suisse, Italie).

L’inconvénient de cette solution : la conférence créée est active pendant 24h seulement. Il faut donc créer la conf call la veille du rendez-vous, et diffuser un email de rappel à tous les participants, avec les informations de connexion, la veille du rendez-vous téléphonique !

Faire un rappel

Vous avez planifié cette conf call depuis plusieurs jours / semaine / mois. Même si vous l’avez inscrite dans les agendas des participants, ces derniers ont oublié le rendez-vous. Pour palier à cela, faite un rappel, la veille de la réunion téléphonique ! Reprenez les informations diffusées dans l’invitation d’origine, joignez les documents de présentation si nécessaire, et profitez-en pour diffuser le numéro de conf call que vous aurez créé !

Faire un compte tendu

Les participants de cette conf call se trouvant à distance, il est impératif de diffuser un compte-rendu de cette réunion téléphonique. A partir de l’agenda horodaté diffusé précédemment, diffusez un compte rendu synthétique. Celui ci- doit détailler : les actions à produire, les deadlines et les personnes en charge de ces actions.

Une réunion, pour être efficace, n’a pas nécessairement besoin de se dérouler en présentiel ! En respectant les points précédemment énoncés, vous gagnerez en efficacité tout en limitant les déplacements parfois nécessaires aux réunions !