Les emails… Avez-vous comptabilisé le nombre de messages que vous recevez chaque jour ? En effet, il n’est pas rare de trouver, chaque matin, une demi-douzaine d’emails publicitaires et/ou spams reçus durant la nuit. Durant la journée, vous recevez vous emails « courants », de vos clients / fournisseurs / partenaires. Vous recevez aussi des emails de vos collègues, parfois pour information, souvent pour action, de temps en temps pour aller faire une pause café / cigarette…

Bref, vous l’aurez compris, nous sommes toutes et tous noyés sous un nombre incalculable d’emails. Comment arriver aujourd’hui à optimiser cet outil de communication inter et intra-entreprises pour une efficacité optimale ?

Un volume d’emails qui ne cesse de croître…

Un salarié américain recevait en moyenne 44 emails par jour, en envoyait 17 et passait plus d’1h30 par jour à traiter ses message (source : Work Productivity Council – 2003). En France, ces chiffres étaient sensiblement les mêmes (Microsoft, 2006).

Néanmoins, il n’est plus étonnant aujourd’hui de recevoir une centaine d’emails par jour, et de passer au moins deux heures par jour à répondre à ses messages.

… car un outil simple à manipuler

Les raisons du succès de l’email sont qu’il est facile à utiliser. Il permet de toucher rapidement plusieurs personnes, tout en assurant la traçabilité des communications. De plus, il inclut aussi la gestion de fonctionnalités complémentaires, comme la gestion des contacts, du calendrier… Enfin, il facilite l’organisation au sein d’une équipe. C’est aussi aujourd’hui un outil marketing qui est encore plébiscité aujourd’hui.

Accessible à distance, il facilite souvent le travail en mobilité, qui est nécessaire lors de déplacements professionnels, ou lorsqu’une équipe est distante !

6 points clefs à retenir pour le bon usage de l’email

Pour que chaque email envoyé / reçu soit efficace, il est donc important de respecter quelques règles dans l’utilisation de cet outil.

A. Faciliter l’exploitation des emails pour les destinataires

1. Pensez à bien utiliser les champs « Destinataire » et « Copie »

• Destinataire : une personne qui doit avoir une action
• Copie : une personne qui doit être informée
• N’utilisez pas la fonction « répondre à tous » de façon systématique !

2 Aidez à la lecture

• L’objet de votre email doit être explicite.
• Le corps de votre email doit être court et clair.

B. Soyez productifs dans le traitement de vos emails

Il n’est pas toujours conseillé de garder sa boite email ouverte toute la journée au bureau. En effet, à chaque popup annonçant l’arrivée d’un message, vous êtes distrait… Pensez à vous ménager des plages horaires pour consulter vos messages et le traiter.

3. Agissez

• Pour chaque email lu, réalisez une action : traitez, supprimez, marquez pour action ultérieure, ou déléguer
• Vous ne devez pas lire un email et le laisser « en attente » dans votre boite de réception !

4. Classez

• Créez une arborescence, utilisez des labels qui conviennent en fonction de votre activité.
• Utilisez des règles de classement automatique de vos emails entrants

5. Sauvegardez

• Archivez vos emails, pour ne pas voir la taille de votre boite email grandir indéfiniment.
• Pensez à réaliser des sauvegardes régulières… votre technicien informatique peut vous accompagner dans cette démarche

C. L’email n’est pas systématique

6. Apprenez à ne pas envoyer d’emails

• Dans certaines situations, l’email n’est pas le plus adapté !
• Pour une conversation urgente, ou simple, un échange direct (réunion ou téléphone) sera plus adapté.
• Tout le monde n’a pas à être destinataire de l’ensemble de vos communications : mettez à jour vos listes de diffusion !

Et bien entendu…

• Relisez vos emails avant envoi, ne cliquez pas sur « Envoyer » trop rapidement !
• Et surtout… n’imprimez pas systématiquement tous vos emails 🙂

Avez-vous compté le nombre de messages que vous recevez chaque jour ?