La rentrée de janvier est une étape cruciale dans l’organisation de la vie d’une entreprise. En effet, les objectifs commerciaux de l’année à venir doivent être communiqués aux équipes. Les points à améliorer dans les process utilisés précédemment doivent être corrigés. Les bonnes pratiques doivent aussi être partagées… Le mois de janvier est souvent une période traditionnellement chargée pour l’organisation de vos réunions de rentrée !

Assistante-News vous propose une liste de 5 points clefs à suivre, pour que l’organisation de vos réunions de rentrée soit un succès !

1. Choisir la date & l’heure de la réunion

Pour garantir le succès de votre réunion de rentrée, il est crucial de bien choisir la date et l’heure de l’événement.

Vous devez, d’une part, vous assurer que tous les invités seront effectivement rentrés de congés, afin de ne pas isoler, dès le début d’année, certains membres de l’équipe.

Evitez, d’autre part, les réunions « marathons » et les événements tardifs. Ceci permettra à votre auditoire de rester concentré et à l’écoute de vos messages.

2. Sélectionner un lieu adapté

Le lieu choisi pour votre réunion de rentrée doit être adapté au message que vous souhaitez faire passer. Vous pouvez opter pour un salon de réunion au sein d’un hôtel, un restaurant ou encore un lieu atypique. L’environnement participera au souvenir de cette réunion de rentrée !

Un lieu adapté est un lieu « à la bonne taille » : un comité directeur de 20 personnes sera perdu dans un auditorium de 300 places, tandis qu’un sales meeting réunissant 70 commerciaux ne pourra pas se tenir dans une salle de 40m²…

Le mois de janvier est généralement chargé en événements. Certains lieux doivent être réservés plusieurs mois à l’avance. Il est donc important de prévoir un calendrier de vos rendez-vous annuels, pour planifier au mieux vos réservations.

Pensez aussi à l’accessibilité du lieu retenu : est-il desservi par les transports en commun ? Dispose-t-il d’un parking ? Plus vous faciliterez l’accès à vos invités, plus favorable sera le contexte de la réunion.

3. Choisir les bons prestataires

L’organisation d’un événement de rentrée est plus complexe que la simple location d’une salle de réunion. Il faut prévoir la restauration (pauses café, déjeuner), la location de matériel technique (vidéoprojecteur et écran, sonorisation…), la décoration (fleurs…) et signalétique (photocall, fléchage)….

Pour être sûr de ne rien oublier, faites-vous accompagner par une agence événementielle, qui vous guidera à chaque étape de l’organisation de votre réunion et vous soulagera des questions techniques et logistiques !

4. Inviter les participants

Il est important que les invités soient prévenus suffisamment tôt de la date et de l’heure, du lieu et de l’objet de la réunion. Pour formaliser ce rendez-vous de rentrée, préparez une invitation que vous diffuserez aux invités sous format électronique ou imprimé.

L’invitation doit comporter plusieurs informations indispensables :
• logo de l’entreprise
• l’objet de la réunion et le programme
• informations utiles : date & heure, lieu & accessibilité
• le mode de réponse (RSVP)

5. Soigner l’accueil le jour J…

Tout est donc prêt pour votre séminaire de rentrée. Vous avez loué une jolie salle de réunion, le traiteur est installé pour les pauses café et le déjeuner… Vos invités sont sur le point d’arriver. Penser à les accueillir avec le sourire, et remettez leur, en même temps que leur badge nominatif, une pochette incluant le programme détaillé de la journée de réunion et les contacts utiles !

6. … et entretenez les relations après la réunion !

L’organisation d’une réunion ne s’arrête pas lorsque les invités quittent la salle… Capitalisez sur l’organisation de cette journée ! Il suffit simplement d’envoyer un email de remerciements, accompagné si possible de photos / vidéos et des supports présentés. Ceci créera un sentiment de confiance et reflétera votre parfaite organisation de cette réunion de rentrée !