Vous venez de recruter un nouvel employé, mais vous ne savez pas comment l’accueillir et l’intégrer au sein de votre entreprise ? La rédac’ ASSISTANTe NEWS est là pour vous donner quelques petits conseils.

Avant son arrivée 

L’intégration est la partie la plus importante lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise. En effet, pour qu’il choisisse de rester après la période d’essai, il faut que son intégration se soit passée dans de bonnes conditions. C’est pourquoi, il est primordial de préparer son arrivée.

 

 

 

 

 

• Informer en interne et en externe

Tout d’abord, la première chose à faire est d’informer l’équipe du nouveau collaborateur. Vous pouvez organiser une petite réunion pour présenter rapidement le futur arrivant et faire part de vos attentes concernant son intégration. N’oubliez pas de demander conseil à vos collègues ! Ils peuvent vous transmettre leur ressentie par rapport à leur propre intégration dans la boîte. Ainsi, vous pourrez sélectionner ce qui a plu, déplu et les nouvelles idées. De plus, vous devrez également informer les autres services de son arrivée. Il sera forcément en contact avec certains d’entre eux.

• Préparer son poste de travail

Ensuite, il est important de préparer son poste de travail. Vous devrez alors vous assurer qu’il est un bureau, un ordinateur, une chaise, un téléphone fixe, des stylos, un cahier, des post-it… En clair, tout le matériel nécessaire pour travailler. N’oubliez pas de créer une nouvelle adresse mail, configurer son ordinateur pour qu’il ait accès au réseau de l’entreprise et pourquoi pas, lui créer des cartes de visite. En effet, le nouveau doit se sentir le bienvenu dans l’entreprise. Si à son arrivée, il n’a pas d’espace ni de matériel pour travailler, il peut penser qu’il y a un problème de management.

• Désigner un tuteur

Le nouvel arrivant ne connaîtra rien de l’organisation interne de l’entreprise et devra faire ses marques. C’est pourquoi, il est conseillé de désigner un tuteur. Cette personne pourrait être un membre de son équipe qui occupe un poste similaire. Le tuteur sera disponible pour aider le nouveau collaborateur, lui expliquer certaines règles et aussi répondre à ses questions. Ainsi, il facilitera son apprentissage et son intégration au sein de l’équipe.

• Préparer un petit guide de survie

Enfin, il est conseillé de préparer un petit guide pour aider le nouveau collaborateur. Vous pouvez y mettre un organigramme, des informations utiles, une présentation de l’entreprise, de tous les produits ou services qu’elle vend… Tout ce qui semble utile pour son intégration.

Le jour de son arrivée

Son premier jour de travail est celui qui reste graver en mémoire. On est souvent stressé(e) et angoissé(e), on ne sait pas comment va se passer la journée, si nos collègues sont sympas et avec qui on va manger le midi ? C’est pourquoi, il est important de rassurer le nouveau !

 

 

 

 

 

• L’accueil

Le jour J, vous devez être disponible pour accueillir le nouveau. Ne soyez pas en retard ! La rédac’ ASSISTANTe NEWS vous conseille de lui donner rendez-vous vers 10h00. Tout le monde sera déjà en train de travailler dans les bureaux ! Prenez le temps de lui parler et de le rassurer. Vous pouvez même organiser un petit déjeuner avec croissants et café ! Vous aurez alors la possibilité d’échanger avec lui et de lui présenter de manière moins formelle ses nouveaux collaborateurs.

• Visite guidée

Ensuite, ne lui sautez pas dessus avec toute la paperasse. Prenez le temps de lui faire faire le tour des bureaux. Commencez par lui présenter son équipe (si n’est pas déjà fait) et lui montrer son poste de travail. Ensuite continuez la visite dans les autres services. Vous devrez lui ou la présenter dans chaque service ainsi que lui expliquer l’organisation interne de l’entreprise. Il ne souviendra pas de tous les noms donc n’oubliez pas le guide de survie !

• Déjeuner avec l’équipe

Pour le pause de midi, réservez une table dans un restaurant sympa. Vous pourrez inviter le nouveau collaborateur et son équipe. Ainsi, il se sentira intégrer et en connaîtra un peu plus sur ses nouveaux collègues. Lors de ce repas, pas question de parler de boulot, vous pouvez échanger sur vos activités en dehors du travail, sur les études que vous avez faites, votre parcours etc…

• Les papiers…

Enfin, il faut forcement passer par la case paperasse. Il faut préparer les papiers préalablement ainsi vous pourrez lui faire remplir et signer directement. N’oubliez pas de lui fournir une clé pour qu’il puisse accéder au bureau facilement !

La période d’intégration

La période d’intégration ne dure pas qu’une journée. C’est pourquoi, dans les mois qui suivent, le nouveau salarié aura toujours besoin de vous.

• Rester disponible

Premièrement, vous et son tuteur devez rester disponible pour lui. Il aura surement des questions et il doit se sentir à l’aise de les poser.

• Rapport d’étonnement & bilan de fin de période d’essai

Au cours de cette période, vous pouvez lui demander de faire un rapport d’étonnement. Il pourra alors vous faire part de son ressenti. Vous pourrez ainsi savoir s’il s’est bien intégré ou non. Vous pouvez aussi, lui demander les points négatifs, ce qu’il améliorerait et comment ? A la fin de la période d’essai, faites un bilan avec lui. Cela lui montrera que vous prenez en considération ce qu’il pense et son bien-être au travail.